Innovatieplatform ‘De ondernemende advocaat’

Het achtste innovatieplatform, op 25 april in Utrecht, had als thema ‘ondernemerschap’. Dit innovatieplatform had een andere opzet dan voorgaande platforms: een decentraal programma met veelal advocaten die over eigen ervaringen vertelden.

Na de plenaire opening door AR-lid Susan Kaak konden de deelnemers een keuze maken uit een aanbod van zes aan ‘ondernemerschap’ gerelateerde onderwerpen. De sessies waren interactief van aard; er was veel ruimte voor vragen van de deelnemers.

Juridische tool
Abraham Mouritz vertelde waarom en hoe hij een juridische tool voor zijn klanten heeft ontwikkeld. Volgens Mouritz hebben klanten in toenemende mate behoefte aan autonomie en beheersing van de kosten. Dit leidt er toe dat zij veel zelf willen doen en vooral voor een ‘legal check’ nog bij een advocaat terecht komen. Het zou verstandig zijn deze ontwikkeling te omarmen in plaats van deze als een bedreiging te zien. Met zijn tool om privacyverklaringen te controleren sluit hij hierbij aan. De legal tool dient wel te voorzien in een noodzaak of probleem, bijkomende publiciteit is mooi maar moet niet de doelstelling zijn.

Klantgericht werken
Esther Brons-Stikkelbroeck en Bert-Jan van den Akker verzorgden een sessie over klantgericht werken. De belangrijkste adviezen die werden meegegeven waren: lever wat de klant nodig heeft, doe dat boven verwachting en factureer wat de klant mag verwachten. Verschillende klanten hebben verschillende behoeftes, dus om daar achter te komen is het essentieel om te blijven communiceren met de klant. Vraag vooraf -zonder daarbij de juridische diepte in te gaan- wat de klant van je verwacht en na afloop wat ze van de dienstverlening vonden. Gebruik de feedback om de dienstverlening te verbeteren.

Procesoptimalisatie
In haar presentatie over procesoptimalisatie gaf Deirdre Scheenjes een inleiding over Lean Six Sigma en wat deze methodiek kan betekenen in de praktijk van het advocatenkantoor. De filosofie, aanpak en hulpmiddelen van Lean Six Sigma focussen op de toegevoegde waarde voor de klant. Onderdelen van het proces die geen toegevoegde waarde bieden moeten worden geëlimineerd of – voor zover deze onderdelen wel noodzakelijk zijn – worden geminimaliseerd. Begin daarbij met de simpele ingrepen die met weinig inspanning resultaat opleveren. Tot slot is belangrijk dat je dit alles niet náást je werk doet; procesoptimalisatie is je werk zelf.

Digitalisering
Paul van Passel gaf zijn visie op de digitalisering van een klein advocatenkantoor. Hij wil zich niet neerleggen bij de beperkingen van standaard praktijksoftware. Maar hij heeft ook niet het budget om zelf alles te laten bouwen. Hij liet de aanwezigen zien welke keuzes hij heeft gemaakt en hoe je het heft in eigen handen kan nemen. Zo is in zijn ogen al veel mogelijk met een MS Office pakket. Eva Peeters vergeleek de digitalisering met het bouwen van een huis. Het fundament moet goed op orde zijn (kantoorautomatisering, infrastructuur, beveiliging) voordat de eerste verdieping (praktijkmanagement als tijdschrijven en facturatie) en tweede verdieping (documentmanagement, relatiemanagement, etc.) worden gebouwd. Daarna komt pas de zolder (o.a. digitale diensten voor cliënten en digitaal kennismanagement). Bij het maken van de keuzes voor de bouw is het belangrijk om een goed beeld te hebben van de bewoners (gebruikers van het systeem, advocaten en ondersteuning) en de bezoekers (cliënten).

Samenwerking met een platform
Ernst Bökenkamp en Jaap Stikkelbroeck verzorgden met Jaap van der Meer een sessie over samenwerking met een platform. Uit de bijeenkomst bleek dat er geen blauwdruk is van een platform, zo bieden Omnius en blended.law verschillende diensten. Gemeenschappelijk is wel de slagkracht die een platform kan bieden op het gebied van marketing en technologie. Als kantoor is het moeilijk om je te onderscheiden op het internet. Jaap van der Meer gaf (als gebruiker van blended.law) aan dat hij door deelname nu producten tegen vaste prijzen kan aanbieden. Door de sprekers wordt een platform gezien als een aanvulling op de bestaande dienstverlening en het klantenbestand van een advocatenkantoor; het zou niet goed zijn als een advocaat te afhankelijk wordt van een platform. Ook moet beseft worden dat een platform veel van je acquirerend en commercieel vermogen kan vragen. Dat moet je kunnen en ook leuk vinden. Niet voor iedereen is aansluiting bij een platform daarom een goed idee.

Specialisatie
In de sessie over specialisatie in een branche of niche vertelde Maarten de Haas waarom hij het belang van een specialistisch profiel ziet toenemen. De keuze voor een specialisatie zou wat hem betreft niet enkel in de profilering, maar ook in de processen, organisatie en tarieven terug moeten komen. Jolanda van der Winden en Jaap Baar vertelden over hoe zij bij hun specialistische dienstverlening zijn uitgekomen en wat de gevolgen daarvan zijn. De adviezen die zij aan de deelnemers gaven waren: breng focus aan in unieke profilering, maak keuzes in welke zaken passen bij de niche (en welke je dus niet meer aanneemt) en zorg voor efficiency en declarabiliteit en pas daar de tariefstelling op aan.

De deelnemers beoordeelden na afloop deze middag met een ruime 7.

Het Advocatenblad schreef een artikel over deze middag.