1
Consultatiedocument Moderne Communicatiemiddelen en de algemene vergadering van aandeelhouders.
Inleiding
Het Ministerie van Justitie heeft een notitie (“Consultatiedocument Moderne communicatiemiddelen en de algemene vergadering van aandeelhouders”, hierna te noemen: het document) opgesteld met het verzoek om daarop te reageren, voorstellen te doen, alternatieven aan te dragen, waarbij vooral de praktijkkant van belang zou zijn.
Het document maakt een niet duidelijk onderscheid tussen de grotere (de “openbare”) en kleinere vennootschappen. Bij de beantwoording van de vragen als gesteld in het document is de Gecombineerde Commissie uitgegaan van de openbare vennootschappen.
Daar waar gevraagd wordt om ervaringen uit de praktijk wordt soms wel verwezen naar de kleinere vennootschappen.
Het uitgangspunt van de Gecombineerde Commissie is dat de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (de “AvA”), de plaats dient te zijn en te blijven waar de besluiten genomen worden na discussie en overleg.
Dit standpunt sluit aan bij verzoeken uit de beleggingswereld aan pensioenfondsen en andere institutionele beleggers om actiever als aandeelhouder op te treden, niet alleen per volmacht maar ook door standpunten duidelijker te verwoorden in de AvA.
De Gecombineerde Commissie is van mening dat de besluitvorming bij openbare vennootschappen in een fysieke vergadering dient plaats te vinden. Besluitvorming door aandeelhouders anders dan in de AvA leidt tot zoveel vragen en onzekerheden dat deze vorm van besluitvorming naar de mening van de Gecombineerde Commissie niet moet worden geëntameerd.
De Gecombineerde Commissie is dan ook van mening dat het houden van een fysieke vergadering daar waar inhoudelijk de aangeleverde informatie wordt toegelicht, de basis is en blijft voor de besluitvorming van de aandeelhouders.
Zonder de basis van een wettelijke regeling dient met terughoudend om te gaan met de moderne communicatiemiddelen: de rechtszekerheid dient gewaarborgd te zijn.
Stemmen op afstand komt in Nederland via de Stichting Communicatiekanaal langzaam op gang, maar dan wel alleen via de volmacht. Het stemmen op afstand tijdens de vergadering zelve moet naar de mening van de Gecombineerde Commissie mogelijk zijn, want wat is het verschil tussen het geven van telefonische instructies aan de gevolmachtigde tijdens de vergadering en het stemmen op afstand?
De oproep tot een AvA en de daarbij te verschaffende informatie dient naar de mening van de Gecombineerde Commissie openbaar en goed toegankelijk te zijn. Het landelijk verspreide dagblad komt tot op heden hier het dichtst bij. Door de toename van het aantal thuis PC’s kan een website zelfs toegankelijker dan een krant worden. Een website vergroot ook de mogelijkheden van informatieverschaffing.
Een zekere waarborg (na de oproep geen wijziging meer mogelijk) dient dan wel geïntroduceerd te worden.
Overigens meent de Gecombineerde Commissie dat voor deze alternatieve vorm van oproep wel een wettelijke basis dient te bestaan.
Vragen Document
A.1. Praktijkervaringen
Het plaatsen van vergaderstukken, jaarverslagen etc. op een website bij openbare vennootschappen is thans vrij algemeen. Daarnaast kunnen aandeelhouders nog altijd de stukken fysiek verkrijgen.
Bij de kleinere vennootschappen ligt het anders. Er zijn voorbeelden waarbij alle stukken van de vennootschap enkel per e-mail worden verzonden aan het adres van de aandeelhouder. De technische oplossing is dat de aandeelhouder als “adres van de aandeelhouder waarnaar de oproep wordt verzonden” zijn e-mail adres opgeeft.
De Gecombineerde Commissie plaatst een vraagteken of het verzenden per e-mail wel beschouwd kan worden als een oproepbrief als bedoeld in artikel 2: 223 B.W.
Video-conferenties en telefoon-conferenties vinden bij de kleine vennootschappen in veel gevallen plaats. Om juridische problemen te voorkomen kiest de praktijk vaak voor de constructie dat men vooraf een volmacht afgeeft en het stemgedrag laat bepalen door de conferentie.
A.2./A.4. Aandacht
Moderne communicatiemiddelen lenen zich niet alleen voor oproeping voor de AvA en het uitbrengen van stemmen tijdens die vergadering maar ook voor het deponeren van stukken bij het Handelsregister (zie ook wijziging Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht).
B.1 t/m 4. Herziene functies AvA
Reeds hiervoor heeft de Gecombineerde Commissie aangegeven dat de basis voor de besluitvorming de fysieke AvA dient te zijn.
De enige herziening die wellicht in overweging kan worden genomen is het invoeren van de mogelijkheid om ook buiten Nederland te vergaderen. Er zijn in Nederland diverse openbare vennootschappen statutair gevestigd doch waarvan de beursnotering buiten Nederland plaats vindt en ook de onderneming buiten Nederland gevestigd is. In die omstandigheden zou het mogelijk moeten zijn om ook buiten Nederland te kunnen vergaderen (mits de plaats van vergadering dan wel expliciet in de statuten wordt vermeld).
C.1./C.2. Knelpunten
Aan de gemelde punten zou kunnen worden toegevoegd dat de openheid van de AvA (men heeft het recht te weten wie aanwezig respectievelijk vertegenwoordigd zijn en met hoeveel aandelen) gewaarborgd moet blijven.
D.1. t/m 3. Fysieke bijeenkomst
Hiervoor – in de inleiding – is reeds het standpunt van de Gecombineerde Commissie uiteengezet dat een fysieke vergadering de basis voor de besluitvorming blijft.
E.1 t/m E.3 video-conferentie
De vraagstelling laat in het midden of de video-conferentie in de plaats kan treden van de fysieke vergadering dan wel een aanvulling kan zijn op de fysieke vergadering. In beide gevallen leidt het gebruik van video-opnames tot vele vragen: moet deze aandeelhouder te allen tijde gehoord worden, hoe kan de voorzitter ingrijpen, is hoor en wederhoor met andere aandeelhouders mogelijk, is ‘body language’ waar te nemen? Welke waarborg is er dat de voorzitter niet eenvoudig de ‘stekker’ er uit trekt? Heeft men te allen tijde recht op antwoord tijdens die vergadering? Hoe voelen kleine aandeelhouders zich die niet aan het woord kunnen komen omdat de video voorrang verkrijgt? Wat te doen met diegenen die per telefoon aanwezig willen zijn?
De Gecombineerde Commissie acht de kans groot dat het gebruik van deze technieken – zonder wettelijke basis – de besluitvorming onzeker maakt. Daarnaast vraagt het om een nog grotere vergaderdiscipline. De Gecombineerde Commissie is van mening dat het wegvallen van de verbinding het risico dient te zijn voor de aandeelhouder. Een beroep op vernietigbaarheid van besluiten door het wegvallen van de techniek zou niet bevorderlijk zijn voor de rechtszekerheid. De voorgestelde tekst onder 3.2.4. lijkt eerder de andere richting op te gaan.
F.1. t/m F.3. Stemmen langs elektronische weg
De Gecombineerde Commissie meent dat stemmen via elektronische weg eerder haalbaar is dan het mee vergaderen via video.
De eis van deponering blijft, doch er is niets tegen om de afwezige aandeelhouder toch te laten stemmen (hij kan immers ook een volmacht afgegeven hebben). Om manipulatie te voorkomen zou een eis kunnen zijn dat zijn stem via een notaris loopt.
De huidige wetgeving is duidelijk: het kan niet.
De Gecombineerde Commissie meent dat in een wettelijke regeling over e-voting aandacht moet worden geschonken aan de vraag hoe de betreffende aandeelhouder geïdentificeerd kan worden. De eis van de volmacht in geschrift zou dan kunnen vervallen.
G.1. t/m G.3. Koppeling vergadering en uitoefenen stemrecht
De Gecombineerde Commissie meent dat ter wille van de rechtszekerheid de besluitvorming in de vergadering zelf dient plaats te vinden.
Indien de besluitvorming pas ná de vergadering tot stand komt kan dat leiden tot grote onzekerheden. Alles wat gebeurt in de periode tussen de AvA en de besluitvorming kan dan koersgevoelig zijn.
Daarnaast is er het gevaar dat besluitvorming ná de vergadering de opkomst voor AvA’s nog meer zal verkleinen. Discussie tussen aandeelhouders onderling wordt hiermee deels uitgesloten.
G.1. t/m G.6. Wijze van oproep
De Gecombineerde Commissie meent dat het gebruik van de website bevorderd moet worden: het vergroot de toegankelijkheid, het is makkelijk te vinden, het risico van een dag de krant niet lezen vervalt etc. Indien de vennootschap haar website constant open houdt zal het verzoek om fysieke stukken afnemen.
Het is hiervoor al gesteld: de oproep moet openbaar zijn en voor een ieder toegankelijk. Openbare vennootschappen publiceren in de praktijk in diverse dagbladen. Wat is er tegen om de oproep te beperken tot één landelijk verspreid dagblad en waarbij men aangeeft dat de verdere informatie te verkrijgen is via de website van de vennootschap? Deze dient dan wel constant bereikbaar te zijn.
De Gecombineerde Commissie heeft wel een zorg voor de informatie op de website zelf: Hoe is na te gaan dat deze niet wijzigt na het plaatsen van de oproep?
De Gecombineerde Commissie meent, indien een dergelijk systeem van oproep mogelijk wordt, dat dat dan een wettelijke basis dient te hebben.
Overigens staat het de vennootschap natuurlijk nu al vrij om haar aandeelhouders zoveel mogelijk te benaderen.
H.1. en H.2. Raadplegen documenten
Geen noodzaak tot wijziging van de wet. Een ‘afschrift’ kan ook een print zijn.
I.1. en 2. Schriftelijke vastlegging besluit
Voor de rechtszekerheid is het nodig dat van de genomen besluiten aantekening wordt gemaakt. De Gecombineerde Commissie meent dat de vorm waarin dat gebeurt van weinig belang is, mits deze te reproduceren is. De wijze waarop de aandeelhouder dit vervolgens kan verkrijgen is vrij: een bericht via de website is mogelijk.
J.1. en J.2. Overzicht nieuwe regeling
De Gecombineerde Commissie meent dat een wettelijke basis het gebruik van moderne technieken zal bevorderen.
GECOMBINEERDE COMMISSIE VENNOOTSCHAPSRECHT
van de
Nederlandse Orde van Advocaten
en de
Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
van de
Nederlandse Orde van Advocaten
en de
Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
Consultatiedocument Moderne Communicatiemiddelen en de algemene vergadering van aandeelhouders.
Inleiding
Het Ministerie van Justitie heeft een notitie (“Consultatiedocument Moderne communicatiemiddelen en de algemene vergadering van aandeelhouders”, hierna te noemen: het document) opgesteld met het verzoek om daarop te reageren, voorstellen te doen, alternatieven aan te dragen, waarbij vooral de praktijkkant van belang zou zijn.
Het document maakt een niet duidelijk onderscheid tussen de grotere (de “openbare”) en kleinere vennootschappen. Bij de beantwoording van de vragen als gesteld in het document is de Gecombineerde Commissie uitgegaan van de openbare vennootschappen.
Daar waar gevraagd wordt om ervaringen uit de praktijk wordt soms wel verwezen naar de kleinere vennootschappen.
Het uitgangspunt van de Gecombineerde Commissie is dat de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (de “AvA”), de plaats dient te zijn en te blijven waar de besluiten genomen worden na discussie en overleg.
Dit standpunt sluit aan bij verzoeken uit de beleggingswereld aan pensioenfondsen en andere institutionele beleggers om actiever als aandeelhouder op te treden, niet alleen per volmacht maar ook door standpunten duidelijker te verwoorden in de AvA.
De Gecombineerde Commissie is van mening dat de besluitvorming bij openbare vennootschappen in een fysieke vergadering dient plaats te vinden. Besluitvorming door aandeelhouders anders dan in de AvA leidt tot zoveel vragen en onzekerheden dat deze vorm van besluitvorming naar de mening van de Gecombineerde Commissie niet moet worden geëntameerd.
De Gecombineerde Commissie is dan ook van mening dat het houden van een fysieke vergadering daar waar inhoudelijk de aangeleverde informatie wordt toegelicht, de basis is en blijft voor de besluitvorming van de aandeelhouders.
Zonder de basis van een wettelijke regeling dient met terughoudend om te gaan met de moderne communicatiemiddelen: de rechtszekerheid dient gewaarborgd te zijn.
Stemmen op afstand komt in Nederland via de Stichting Communicatiekanaal langzaam op gang, maar dan wel alleen via de volmacht. Het stemmen op afstand tijdens de vergadering zelve moet naar de mening van de Gecombineerde Commissie mogelijk zijn, want wat is het verschil tussen het geven van telefonische instructies aan de gevolmachtigde tijdens de vergadering en het stemmen op afstand?
De oproep tot een AvA en de daarbij te verschaffende informatie dient naar de mening van de Gecombineerde Commissie openbaar en goed toegankelijk te zijn. Het landelijk verspreide dagblad komt tot op heden hier het dichtst bij. Door de toename van het aantal thuis PC’s kan een website zelfs toegankelijker dan een krant worden. Een website vergroot ook de mogelijkheden van informatieverschaffing.
Een zekere waarborg (na de oproep geen wijziging meer mogelijk) dient dan wel geïntroduceerd te worden.
Overigens meent de Gecombineerde Commissie dat voor deze alternatieve vorm van oproep wel een wettelijke basis dient te bestaan.
Vragen Document
A.1. Praktijkervaringen
Het plaatsen van vergaderstukken, jaarverslagen etc. op een website bij openbare vennootschappen is thans vrij algemeen. Daarnaast kunnen aandeelhouders nog altijd de stukken fysiek verkrijgen.
Bij de kleinere vennootschappen ligt het anders. Er zijn voorbeelden waarbij alle stukken van de vennootschap enkel per e-mail worden verzonden aan het adres van de aandeelhouder. De technische oplossing is dat de aandeelhouder als “adres van de aandeelhouder waarnaar de oproep wordt verzonden” zijn e-mail adres opgeeft.
De Gecombineerde Commissie plaatst een vraagteken of het verzenden per e-mail wel beschouwd kan worden als een oproepbrief als bedoeld in artikel 2: 223 B.W.
Video-conferenties en telefoon-conferenties vinden bij de kleine vennootschappen in veel gevallen plaats. Om juridische problemen te voorkomen kiest de praktijk vaak voor de constructie dat men vooraf een volmacht afgeeft en het stemgedrag laat bepalen door de conferentie.
A.2./A.4. Aandacht
Moderne communicatiemiddelen lenen zich niet alleen voor oproeping voor de AvA en het uitbrengen van stemmen tijdens die vergadering maar ook voor het deponeren van stukken bij het Handelsregister (zie ook wijziging Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht).
B.1 t/m 4. Herziene functies AvA
Reeds hiervoor heeft de Gecombineerde Commissie aangegeven dat de basis voor de besluitvorming de fysieke AvA dient te zijn.
De enige herziening die wellicht in overweging kan worden genomen is het invoeren van de mogelijkheid om ook buiten Nederland te vergaderen. Er zijn in Nederland diverse openbare vennootschappen statutair gevestigd doch waarvan de beursnotering buiten Nederland plaats vindt en ook de onderneming buiten Nederland gevestigd is. In die omstandigheden zou het mogelijk moeten zijn om ook buiten Nederland te kunnen vergaderen (mits de plaats van vergadering dan wel expliciet in de statuten wordt vermeld).
C.1./C.2. Knelpunten
Aan de gemelde punten zou kunnen worden toegevoegd dat de openheid van de AvA (men heeft het recht te weten wie aanwezig respectievelijk vertegenwoordigd zijn en met hoeveel aandelen) gewaarborgd moet blijven.
D.1. t/m 3. Fysieke bijeenkomst
Hiervoor – in de inleiding – is reeds het standpunt van de Gecombineerde Commissie uiteengezet dat een fysieke vergadering de basis voor de besluitvorming blijft.
E.1 t/m E.3 video-conferentie
De vraagstelling laat in het midden of de video-conferentie in de plaats kan treden van de fysieke vergadering dan wel een aanvulling kan zijn op de fysieke vergadering. In beide gevallen leidt het gebruik van video-opnames tot vele vragen: moet deze aandeelhouder te allen tijde gehoord worden, hoe kan de voorzitter ingrijpen, is hoor en wederhoor met andere aandeelhouders mogelijk, is ‘body language’ waar te nemen? Welke waarborg is er dat de voorzitter niet eenvoudig de ‘stekker’ er uit trekt? Heeft men te allen tijde recht op antwoord tijdens die vergadering? Hoe voelen kleine aandeelhouders zich die niet aan het woord kunnen komen omdat de video voorrang verkrijgt? Wat te doen met diegenen die per telefoon aanwezig willen zijn?
De Gecombineerde Commissie acht de kans groot dat het gebruik van deze technieken – zonder wettelijke basis – de besluitvorming onzeker maakt. Daarnaast vraagt het om een nog grotere vergaderdiscipline. De Gecombineerde Commissie is van mening dat het wegvallen van de verbinding het risico dient te zijn voor de aandeelhouder. Een beroep op vernietigbaarheid van besluiten door het wegvallen van de techniek zou niet bevorderlijk zijn voor de rechtszekerheid. De voorgestelde tekst onder 3.2.4. lijkt eerder de andere richting op te gaan.
F.1. t/m F.3. Stemmen langs elektronische weg
De Gecombineerde Commissie meent dat stemmen via elektronische weg eerder haalbaar is dan het mee vergaderen via video.
De eis van deponering blijft, doch er is niets tegen om de afwezige aandeelhouder toch te laten stemmen (hij kan immers ook een volmacht afgegeven hebben). Om manipulatie te voorkomen zou een eis kunnen zijn dat zijn stem via een notaris loopt.
De huidige wetgeving is duidelijk: het kan niet.
De Gecombineerde Commissie meent dat in een wettelijke regeling over e-voting aandacht moet worden geschonken aan de vraag hoe de betreffende aandeelhouder geïdentificeerd kan worden. De eis van de volmacht in geschrift zou dan kunnen vervallen.
G.1. t/m G.3. Koppeling vergadering en uitoefenen stemrecht
De Gecombineerde Commissie meent dat ter wille van de rechtszekerheid de besluitvorming in de vergadering zelf dient plaats te vinden.
Indien de besluitvorming pas ná de vergadering tot stand komt kan dat leiden tot grote onzekerheden. Alles wat gebeurt in de periode tussen de AvA en de besluitvorming kan dan koersgevoelig zijn.
Daarnaast is er het gevaar dat besluitvorming ná de vergadering de opkomst voor AvA’s nog meer zal verkleinen. Discussie tussen aandeelhouders onderling wordt hiermee deels uitgesloten.
G.1. t/m G.6. Wijze van oproep
De Gecombineerde Commissie meent dat het gebruik van de website bevorderd moet worden: het vergroot de toegankelijkheid, het is makkelijk te vinden, het risico van een dag de krant niet lezen vervalt etc. Indien de vennootschap haar website constant open houdt zal het verzoek om fysieke stukken afnemen.
Het is hiervoor al gesteld: de oproep moet openbaar zijn en voor een ieder toegankelijk. Openbare vennootschappen publiceren in de praktijk in diverse dagbladen. Wat is er tegen om de oproep te beperken tot één landelijk verspreid dagblad en waarbij men aangeeft dat de verdere informatie te verkrijgen is via de website van de vennootschap? Deze dient dan wel constant bereikbaar te zijn.
De Gecombineerde Commissie heeft wel een zorg voor de informatie op de website zelf: Hoe is na te gaan dat deze niet wijzigt na het plaatsen van de oproep?
De Gecombineerde Commissie meent, indien een dergelijk systeem van oproep mogelijk wordt, dat dat dan een wettelijke basis dient te hebben.
Overigens staat het de vennootschap natuurlijk nu al vrij om haar aandeelhouders zoveel mogelijk te benaderen.
H.1. en H.2. Raadplegen documenten
Geen noodzaak tot wijziging van de wet. Een ‘afschrift’ kan ook een print zijn.
I.1. en 2. Schriftelijke vastlegging besluit
Voor de rechtszekerheid is het nodig dat van de genomen besluiten aantekening wordt gemaakt. De Gecombineerde Commissie meent dat de vorm waarin dat gebeurt van weinig belang is, mits deze te reproduceren is. De wijze waarop de aandeelhouder dit vervolgens kan verkrijgen is vrij: een bericht via de website is mogelijk.
J.1. en J.2. Overzicht nieuwe regeling
De Gecombineerde Commissie meent dat een wettelijke basis het gebruik van moderne technieken zal bevorderen.
-/-/-/-/-/-